Ausschreibungen, Berichte, E-Mails, Vertragsunterlagen: Im Zuge großer Projekte werden zahlreiche Informationen ausgetauscht und Dokumente erstellt. Kevin Zagrabski stellt sicher, dass sie stets auffindbar sind und korrekt archiviert werden.
WAS MACHT DEINEN ALLTAG ALS DOKUMENTENMANAGER AUS, KEVIN?
Das ist ganz unterschiedlich, je nach Projektphase. Am Anfang müssen wir Strukturen aufbauen und Prozesse einführen. Dabei ist es wichtig, dass wir die passenden Softwarelösungen auswählen und alle Schnittstellen für die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern berücksichtigen. Meine Teamkolleginnen und -kollegen nutzen für die Termin- und Kostenplanung spezielle Programme wie SAP und MS Project. Um diese Daten mit dem Dokumentenbestand vergleichen oder kombinieren zu können, schaffen wir eine Vergleichsebene. Die Schulungen für die Anwendungen zum Dokumentenmanagement fallen auch in meine Zuständigkeit. Und wenn der Datenstrom erst anfängt zu fließen, gilt es, ihn so zu steuern, dass die Informationen auch Jahrzehnte später noch auffindbar sind. Das ist gesetzlich vorgeschrieben.
WIE VERÄNDERN SICH DEINE AUFGABEN MIT DEM PROJEKTFORTSCHRITT – ZUM BEISPIEL, WENN ES VON DER GENEHMIGUNS- IN DIE BAUPHASE GEHT?
Bei Korridor B befinden wir uns momentan in der Genehmigungsphase. Dabei versuche ich, Prozesse hinsichtlich des Umgangs mit Dokumenten im Projekt zu erstellen oder zu optimieren, sodass sie zum Beispiel mit weniger Aufwand betrieben werden können. In der Bauphase rechnen wir dann mit vielen Dokumenten, wo die Kommunikation mit den Lieferanten im Mittelpunkt steht. Diese Dokumente müssen dann alle fristgerecht eingereicht, geprüft und freigegeben werden, damit wir mit dem Bau beginnen können.
WIE WÜRDEST DU SELBST DEINEN BEITRAG ZUM PROJEKT BESCHREIBEN?
Ich sehe meine Arbeit sozusagen als Öl im Getriebe des Projekts: Wenn das Dokumentenmanagement effektiv angelegt ist, läuft alles wie geschmiert. Ziel ist es, das Konzept jederzeit auf veränderte Bedingungen anpassen zu können und dafür zu sorgen, dass wir und unsere Dienstleister die Inhalte gut verarbeiten und Informationen schnell wiederfinden können.
WAS IST DIE GRÖSSTE HERAUSFORDERUNG BEI DEINER ARBEIT?
Auf jeden Fall die Menge der Dokumente: Bei einem großen Projekt wie Korridor B kommen etwa 30.000 bis 60.000 offizielle Dokumente zusammen. Darüber hinaus ist der Übergang in die Bauphase erfahrungsgemäß besonders herausfordernd. Es kann sein, dass noch nicht alle Genehmigungen vorliegen oder noch Abstimmungsbedarf mit den Tiefbauunternehmen oder Kabellieferanten besteht. Der Termindruck ist dann besonders hoch, da die Baumaßnahmen nicht ohne die freigegebenen Dokumente starten dürfen.
Kevin Zagrabski ist nach seinem Maschinenbau-Studium mit Schwerpunkt Konstruktion als technischer Zeichner ins Berufsleben eingestiegen. Seit Mitte 2020 ist der gebürtige Essener bei Amprion angestellt: erst im Bereich Offshore und jetzt bei Korridor B.
Weiterführende Informationen
- Projektsteuerung von Korridor B
Blogbeitrag
Interview von Korridor-B-Kommunikationsteam, veröffentlicht am 22. November 2023
